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生產力小竅門:如何成為一個更有效率的人

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高效不是要做得更多,而是要以高效的方式做事。

出於非常個人的原因,我們都想知道如何提高工作效率——完成更多,實現我們的目標,賺更多的錢,或者有時只是為了早點完成工作,為個人生活騰出更多時間。缺乏生產力會導致缺乏幸福感。當你看不到自己取得進步或完成工作時,你會變得焦慮和壓力。這就是為什麼學習如何提高工作效率至關重要的原因。

還有許多因素導致生產力低下:社交媒體通知、電子郵件、簡訊和健談的同事只是我們受到轟炸的一小部分。這些“小事”會迅速堆積起來,阻礙你的幸福感和生產力水準。

嘗試將其中一些生產力技巧納入您的日常日程安排中。

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停止多任務處理

嘗試同時處理多項任務,在任何時候都要處理大量工作日任務,這通常很誘人。雖然這可能讓人感覺很有成效,但它很少產生最好的結果。通過一次只專注於一項任務,您將在更短的時間內以更高的標準完成它,使您能夠無縫地繼續下一個任務。

批量電子郵件以重新獲得焦點

電子郵件很容易成為持續的中斷源,從專注的工作中竊取寶貴的時間。為了解決這個問題,請養成批量發送電子郵件的習慣。利用「批量收件匣」等工具設置電子郵件傳遞的特定時間,將其限制為每天兩次。您將希望在早上和一天結束時集中精力進行電子郵件管理,這樣可以騰出一天的剩餘時間,以便您可以專注於基本任務和專案。

設定小目標

大型任務或專案可能會讓人感到害怕,我們經常高估它們需要多長時間才能完成。您可以通過將任務分解為可管理的、一口大小的里程碑來創造前進的動力,這些里程碑會一直累積到您的專案完成。

靜音 Slack 和電話通知

手機分心可能是最大的生產力殺手,所以為了上帝的愛,在你工作時關閉 Slack 和手機通知——沒有什麼比 Slack 消息的“咚”聲更能打破你的注意力和動力了。通過靜音這些通知,您可以創建一個有利於深度工作的環境。

五分鐘法則

如果拖延對你來說是一個很大的挑戰,試試五分鐘規則。通過向自己承諾,你只會花五分鐘完成一項未完成的任務,你就消除了許多阻止你開始的藉口。幾乎任何人都可以花五分鐘來寫一封電子郵件、研究一個主題、完成一些檔或概述一項新任務。通常,一旦五分鐘結束,繼續的動力仍然存在。即使您繼續執行另一項富有成效的任務,在五分鐘內完成的小工作仍然對您的整體產出做出了重要貢獻。一如既往,我們最推遲的是這些小任務。

時間阻塞

使用時間塊是一種既定且眾所周知的生產力策略。通過在工作日時程表中創建時間塊框架,您可以有意識地決定將“塊”時間用於某項任務。時間塊通常分為 60 或 90 分鐘的部分。您可能希望列印出時程表或對您的任務進行顏色編碼,因為時間塊的好處之一是一旦完成,它就會為您的工作日創建一個視覺指南。

委託

如果您作為團隊的一員工作,請查看您的日常任務,並考慮是否可以將任何任務委派給其他團隊成員。通常,我們承擔的工作超出了我們的職權範圍,或者其他人可以更快地完成。委派不是要卸載您不想做的工作。相反,它是關於確保每個人都在從事最適合他們的技能和可用性的任務。

限制分心

分心是很正常的,注意力並不總是自然而然的。但是,這是一項可以培養的技能。關閉通知,將手機切換到飛安模式,或使用生產力應用。

先做最難的事

避免困難或耗時的任務,而是專注於快速獲勝可能很誘人。但是,通過先承擔最困難的專案,您可以增加一天剩餘時間的動力和注意力。考慮在一天中首先或在您感覺最有效率的時候優先考慮這些較大的任務。

確定何時工作效率最高

隨著遠端工作的出現,傳統的朝九晚五變得越來越不常見。靈活和混合工作促進了以更高效的方式工作的概念。每個人都是獨立的。有些員工在早上工作得最好,而另一些員工則在午餐后達到他們的生產力。確定您最有效率的時間,然後組織您的日常日程安排以充分利用這些高峰時段是提高生產力的絕佳方法。

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